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Der Copytexter

Z.A.S.
Archivdienstleistungen und Informationsmanagement (B to B);
Imagebroschüre, Website, Imagefilm; Konzept, Texte (Auszug)

Wir

Archivierung ist Vertrauenssache.
20 Jahre Erfahrung sind ein gutes Argument.


1988 begann Bernd Mohnsame als BWL-Student in Bremen mit der Entwicklung effizienter Ablage- und Registratursysteme für Rechtsanwälte. 1994 gründete er mit der Zentral Archiv Service GmbH, kurz Z.A.S., in Neubrandenburg einen der ersten professionellen Anbieter der jungen Archivierungsbranche. Sein persönliches Lebensmotto wurde zum Firmenslogan:

Ordnung ist das halbe Leben – für uns ist sie alles.

Heute ist Z.A.S. ein überregional operierender Full-Service-Anbieter rund um das Thema Archivierung. Rund 50 qualifizierte Mitarbeiter sind mit der Archivierung und Digitalisierung, der Verwaltung und dem Transport von Archivgütern aller Art beschäftigt. Zu den zahlreichen Kunden zählen neben Steuerberatern, Anwälten und Insolvenzverwaltern inzwischen auch viele namhafte Unternehmen und Institutionen verschiedenster Branchen.

Mit einer einzigartigen Vielfalt an Archivierungsprodukten und ergänzenden Dienstleistungen ist Z.A.S. der ideale Partner für anspruchsvolle Aufgaben in Sachen Archivierung und Informationsmanagement.

Was können wir für Sie tun?

Archivieren

Überlassen Sie nichts dem Zufall.
Schon gar nicht Ihr Archiv.


Auch wenn sich Z.A.S. inzwischen als innovativer Dienstleister in Sachen Informationsmanagement versteht, spielt das Thema Archivierung nach wie vor eine zentrale Rolle.

Archiviert werden jedoch längst nicht mehr nur Akten und Geschäftsunterlagen, sondern praktisch alles, was eine langfristige und sichere Aufbewahrung erfordert: Von Datenträgern, Film– und Fotoaufnahmen über Laborproben und pharmazeutische Rückstellmuster bis hin zu antiquarischen Schriften und musealen Exponaten.

Dazu stehen Ihnen verschiedene Archivierungsprodukte zur Verfügung:

Z.A.S. OpenFile
das effiziente Archivsystem für alle wichtigen Geschäftsunterlagen, auf die im Bedarfsfall besonders schnell zugegriffen werden muss.

Z.A.S. Store
für die kostengünstige Lagerung größerer Mengen Geschäftsunterlagen und ähnlicher Archivgüter mit eher geringer Zugriffswahrscheinlichkeit.

Z.A.S. GxP
das spezielle Produkt nach GxP-Richtlinien für unsere Kunden aus den Bereichen Chemie, Pharma, Lebensmittel und Gesundheit.

Z.A.S. HighQ
das Archivsystem für besonders wertvolle oder schutzbedürftige Archivalien wie Ermittlungsakten oder museale Bestände.

Z.A.S. Backup
zur externen Sicherheitsarchivierung Ihrer digitalen Datenträger wie Discs, Bänder, Festplatten und verschiedene Mikroformen.

Digitalisieren

Effizienter Workflow mit digitalen Dokumenten

Auch wenn der Papierverbrauch der Industrienationen so hoch ist wie nie zuvor: Ein erheblicher Teil des menschlichen Wissens ist inzwischen auf digitalen Datenträgern gespeichert. Die Vorteile liegen auf der Hand:

- geringer Platzbedarf
- schneller Zugriff
- einfacher Austausch
- vielfältige Weiterverarbeitung

Neben der reinen Archivierung vorhandener Datenträger übernehmen wir selbstverständlich auch die Digitalisierung Ihrer Papiervorlagen. Dabei verarbeiten wir Dokumente aller Art, vom einfachen Beleg über Geschäftsunterlagen bis zu Plänen und Zeichnungen im Format DIN A0.

Unsere Dienstleistungen:

- Massenbelegscannen
- Scan on Demand
- Scan to go
- Digitalisierung von Altaktenarchiven

Mit unserem Express-Service haben Sie über das Web-Interface binnen 30 Minuten digitalen Zugriff auf jedes bei uns archivierte Dokument.

Über die Digitalisierung hinaus übernehmen wir auf Wunsch auch weitergehende Dienstleistungen wie das Vertrags-, Rechnungs- oder Reisekostenmanagement. Viele Kunden nutzen zudem gerne unseren E-Post-Service zur Verteilung ihrer gesamten Ein- und Ausgangspost.

Verwalten

Archivierung ist mehr als Lagerung

Ob analog oder digital: Als moderner Informationsdienstleister ist es unser Anspruch, Ihnen Ihre Daten bei Bedarf jederzeit schnellstmöglich verfügbar zu machen, wo auch immer Sie sie benötigen.

Zentrales Element ist dabei unser Web-Archiv, über das Sie Tag und Nacht Zugang zu Ihren bei uns digital gespeicherten Unterlagen haben, auf Wunsch mit der vollen Funktionalität eines Dokumenten Management Systems. Und wenn Sie nicht selbst recherchieren wollen, dann nutzen Sie unseren Retrieval-Service. So bezeichnen wir sämtliche Vorgänge der Informationsrecherche, -bereitstellung und –wiederablage, sowohl für physische Archivgüter wie für digitale Daten.

Dieser Service steht Ihnen optional als Notfallbereitschaft rund um die Uhr und 7 Tage die Woche zur Verfügung.

Für den Austausch digitaler Informationen gilt in jedem Fall: Safety first! Sämtliche Online-Datenübertragungen zwischen Z.A.S. und den Kunden erfolgen über eine sichere, verschlüsselte Verbindung mit SSL-Zertifizierung, je nach Bedarf ausgelegt als ISDN/DSL- oder LWL-Leitung mit 2 bis 150 Mbit.

Last but not least beraten wir Sie umfassend und kompetent zu allen Bereichen der Archivierung und des modernen Informationsmanagements.

Transportieren

Archivlogistik - oder:
Wie kommt die Akte ins Archiv?


Für den Transport physischer Archivgüter verfügen wir über eine eigene Logistik-Abteilung mit spezialisiertem Fuhrpark. Damit können wir die ganze Bandbreite relevanter Logistikleistungen anbieten, vom kompletten Archivumzug über isothermische Spezialtransporte bis zum Kurierdienst. Dabei können Sie je nach Dringlichkeit zwischen verschiedenen Optionen wählen:

- Turnusfahrten
- Sonderfahrten
- Expressfahrten

Für Datenträger stehen brandsichere Safes auf unseren Fahrzeugen zur Verfügung, der Transport von isothermisch zu lagernden Proben erfolgt auf Trockeneis mit Spezialfahrzeugen.

Transporte durch den Z.A.S.-Sicherheitskurier sind je nach Bedarf mit bis zu 100.000 Euro je Transport versichert. Es versteht sich, dass sowohl die Fahrzeuge als auch die eingesetzten Mitarbeiter die Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes erfüllen.

Zur Logistik gehört für uns aber auch die ordnungsgemäße Vernichtung von nicht mehr benötigten Akten und Datenträgern:

– Kassation gem. DIN 32757 mindestens in der Sicherheitsstufe S2
– mobile und stationäre Akten- und Datenträgervernichtung
– Dokumentation der Vernichtung über ein Datenvernichtungszertifikat
– ökologische Entsorgung durch Rückführung der Wertstoffe in Recyclingkreisläufe

Für Sie

Für jeden die passende Lösung

Das Thema Archivierung betrifft jedes Unternehmen, jede Organisation und Institution, auch über die gesetzlichen Bestimmungen hinaus. Neben unseren standardisierten Archivprodukten und Zusatzleistungen haben wir in enger Zusammenarbeit mit unseren Kunden spezielle Branchenlösungen entwickelt, unter anderem für die Bereiche

- Pharma/Chemie
- Gesundheit
- Finanzwirtschaft
- Ver- und Entsorgung
- Wohnungswirtschaft
- Insolvenzverwalter
- Museen

Gerne entwickeln wie auch für Sie eine individuelle, auf Ihre Anforderungen zugeschnittene Lösung.

Ob Standard oder individuell: Die Faktoren Qualität und Sicherheit sind zentrale Elemente der gelebten Unternehmenskultur bei Z.A.S. Selbstverständlich lassen wir dies, wo immer möglich und sinnvoll, auch gerne überprüfen und bestätigen.

So erhielt Z.A.S. 2005 als erster deutscher Archivdienstleister das GLP-Zertifikat nach den „Good Laboratory Practice“ Richtlinien der EMEA und FDA. Darüber hinaus verfügen wir selbstverständlich über alle wichtigen Zertifikate und Anerkennungen, die die Qualität unserer Arbeit belegen, unter anderem nach DIN EN ISO 9001:2000.

Unser eigener Qualitätsanspruch geht jedoch weit über die Einhaltung dieser Normen hinaus. Überzeugen Sie sich selbst.